Devengo vs. Efectivo: la decisión contable que cambia tus números (y tus impuestos) en Costa Rica
Elegir entre devengo y efectivo no es un detalle “contable”: cambia cuándo reconocés ingresos y gastos, cómo se ven tus utilidades, tus indicadores, tu liquidez y, en algunos casos, el timing tributario.
1) Conceptos clave (sin enredos)
Base devengo (acumulación)
Registrás ingresos cuando se generan (aunque no se hayan cobrado) y gastos cuando se incurren (aunque no se hayan pagado). Es la lógica de “lo que corresponde al período”.
Ejemplo rápido: vendés hoy a crédito → el ingreso se reconoce hoy; el cobro llegará después.
Base efectivo (caja)
Registrás ingresos cuando entra el dinero y gastos cuando sale.
Ejemplo rápido: vendés hoy a crédito → el ingreso se reconoce cuando te pagan.
2) Ventajas y desventajas (comparación directa)
Devengo — ventajas
- Más fiel para medir desempeño: utilidad, margen y productividad por período.
- Mejor para gestión: cuentas por cobrar/pagar, inventarios, provisiones, costos reales.
- Comparabilidad: permite comparar períodos y empresas con mayor calidad.
- Más útil para financiamiento: bancos e inversionistas suelen preferir estados por devengo.
Devengo — desventajas
- Puede “inflar” la utilidad sin caja: ganás en papel, pero no necesariamente tenés efectivo.
- Más complejo: requiere políticas, estimaciones (incobrables, provisiones) y controles.
- Mayor exigencia de cierre: conciliaciones, devengamientos, ajustes de fin de mes.
Efectivo — ventajas
- Simple: fácil de llevar y explicar.
- Centrado en liquidez: refleja mejor la caja disponible en el día a día.
- Útil en microoperaciones con pocos créditos, poca complejidad y ciclos cortos.
Efectivo — desventajas
- Distorsiona resultados por cobros/pagos atrasados o adelantados.
- Mala lectura de rentabilidad real: un mes “se ve buenísimo” solo porque cobrastes facturas viejas.
- Debilita control de cuentas por cobrar/pagar y compromisos.
3) ¿Qué cambia en la gestión? (lo que realmente te importa)
- Rentabilidad: devengo muestra márgenes reales por período; efectivo los “mueve” según caja.
- Liquidez: efectivo es directo; devengo exige mirar flujo de caja y capital de trabajo.
- Decisiones comerciales: con devengo podés medir bien descuentos, créditos, rotación e incobrables.
- Indicadores: EBITDA, margen bruto, rotación, días de cobro/pago son más “confiables” en devengo.
4) Costa Rica: el tecnicismo y el sustento legal/tributario
4.1 Impuesto sobre la Renta: “percepción o devengo”
En Costa Rica, la Ley del Impuesto sobre la Renta (Ley N.° 7092) establece que el hecho generador del impuesto sobre utilidades es la percepción o devengo de rentas.
Traducción práctica: la normativa reconoce ambas lógicas (percibido/devengado) en el hecho generador, pero el tratamiento específico depende de tu realidad operativa, registros y el encuadre tributario aplicable.
4.2 IVA: el impuesto “se devenga” con reglas muy claras
En el Reglamento del IVA, se define el momento del devengo:
- Venta de bienes: al emitir el comprobante electrónico o entregar el bien, lo que ocurra primero.
- Servicios: al emitir el comprobante electrónico o prestar el servicio, lo que ocurra primero.
- Caso particular relevante: en servicios prestados al Estado, el hecho generador se produce cuando se percibe el pago (regla tipo “caja” para ese caso).
Esto es crítico porque muchas empresas se sorprenden: puede haber IVA a pagar por devengo aunque el cliente aún no haya pagado (salvo la excepción indicada para servicios
al Estado, según reglamento).
4.3 Registros contables y NIIF como marco técnico (si no choca con lo tributario)
Un documento de consulta pública del Ministerio de Hacienda (2025) resume un punto técnico clave: el artículo 128 del Código Tributario obliga a llevar registros financieros y contables conforme a normas reglamentarias o, en su defecto, NIIF adoptadas por el Colegio de Contadores Públicos, indicando que si hay conflicto, prevalece la normativa tributaria para fines impositivos.
Conclusión práctica: podés preparar información bajo NIIF (normalmente base devengo), pero para impuestos manda la regla tributaria cuando difiera.
5) ¿Cuál conviene? Guía rápida por escenarios
Tiende a convenir devengo si:
- Vendés a crédito (30/60/90 días), manejás inventarios o proyectos por etapas.
- Querés reportes para bancos, inversionistas, licitaciones o crecimiento.
- Necesitás control serio de márgenes, costos y provisiones.
Efectivo puede servir como control gerencial complementario si:
- Sos microempresa con ventas casi 100% contado y operación simple,
- y necesitás un tablero diario de caja para sobrevivencia (pero sin confundirlo con rentabilidad).
Recomendación sólida para PYMES:
Usá devengo como base contable principal (para desempeño y estados) y montá un control de caja paralelo (presupuesto + flujo de caja semanal) para que la utilidad no te “mienta” sobre tu liquidez.
6) Checklist de implementación (práctico y auditable)
- Definí política de reconocimiento de ingresos (contado vs crédito, anticipo, tracto sucesivo).
- Definí política de costos y gastos (cortes mensuales, provisiones, depreciaciones).
- Asegurá conciliaciones: bancos, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, inventarios.
- Alineá facturación electrónica con el devengo del IVA (especial atención a crédito).
- Documentá criterios y soportes (manual breve de políticas contables + evidencias).
- Separá “resultado contable” vs “ajustes fiscales” cuando corresponda (tributario manda en conflicto).
La base devengo te dice si el negocio gana; la base efectivo te dice si el negocio aguanta. En Costa Rica, además, el IVA tiene reglas de devengo muy concretas (con una excepción importante en servicios al Estado), y Renta reconoce “percepción o devengo” como hecho generador, por lo que la calidad de tus registros y tu alineación tributaria son determinantes.